Im Rathaus wird auch aus einem kleinen Vorgang schnell ein voller Stapel
Ihre Mitarbeitenden beantworten wiederkehrende Fragen, sichten Anträge, ordnen E-Mails zu, prüfen Unterlagen und übertragen Angaben zwischen Fachverfahren. Gleichzeitig müssen sie Bürgerinnen und Bürger beraten, schwierige Einzelfälle lösen und Ausfälle im Team auffangen. Der Stapel zeigt für diese Lage meist wenig Mitgefühl.
Als Bürgermeisterin, Bürgermeister oder Verwaltungsleitung können Sie zusätzliche Fachkräfte nicht aus dem Hut zaubern. Deshalb muss KI für Kommunen und Gemeinden dort ansetzen, wo Routine jeden Tag Zeit bindet – nicht dort, wo eine Technologiedemo im Ausschuss besonders modern aussieht.
Ein guter erster Einsatz bringt einen häufigen Vorgang schneller zur richtigen Stelle, erkennt fehlende Angaben früher und gibt Ihren Fachkräften mehr Zeit für die Fälle, die Verwaltungserfahrung brauchen.
KI für Kommunen und Gemeinden beginnt mit einem konkreten Vorgang
Sie bringen Vorgänge mit, bei denen Postfach, Formular oder Dokument immer wieder dieselbe Arbeit auslösen. Mit Ihnen und den betroffenen Mitarbeitenden betrachten wir Fallzahlen, Bearbeitungszeit, Wartezeit, Rückfragen und Systemwege. Ein vollständiges Lastenheft brauchen Sie dafür nicht. Einige typische Fälle und die besonders lästigen Ausnahmen sind aufschlussreicher.
Ein geeigneter Einstieg kann eingehende Anliegen erkennen und zuständigkeitsgerecht weiterleiten, Angaben aus Unterlagen erfassen, fehlende Nachweise benennen oder einen Antwortentwurf auf Basis freigegebener Informationen vorbereiten. Feste Prüfungen bleiben feste Regeln. Bei Ermessen, Rechtswirkung oder sensiblen Einzelfällen sieht der erste Pilot eine menschliche Prüfung vor.
Wir automatisieren also nicht „die Verwaltung“. Wir verbessern mit Ihnen einen Vorgang, dessen Wirkung Ihr Team und die Menschen vor Ort tatsächlich merken.
Bürgerinnen und Bürger bekommen keine Blackbox als Sachbearbeitung
Ein freundlicher Chatbot ist noch kein besserer Bürgerservice. Wenn er falsche Auskünfte gibt oder Bürger am Ende doch von vorn beginnen müssen, hat die Kommune lediglich eine neue Warteschleife gebaut – diesmal mit vollständigen Sätzen.
Darum führen wir jeden Pilot bis zu einem fachlich nutzbaren Ergebnis oder einer verständlichen Übergabe. Zuständigkeit, Datenzugriff, Freigabe und Fehlerweg stehen vor der Entwicklung fest. Personenbezogene Daten verwenden wir nur im vorher geklärten Rahmen; Datenschutz und Informationssicherheit sitzen nicht erst zur Abnahme mit am Tisch.
Ob für einen Einsatz die Hochrisiko-Regeln der KI-Verordnung gelten, hängt laut EU-Kommission von Funktion, Zweck und konkreter Verwendung ab – nicht allein davon, dass eine Kommune KI nutzt. Unser erster Pilot beginnt deshalb bei einem unterstützenden Arbeitsschritt und nicht bei einer automatisierten Entscheidung über Menschen. Welche Pflichten im konkreten Fall gelten, klären wir früh mit Ihren zuständigen Stellen für Datenschutz, Informationssicherheit, Beschaffung und Barrierefreiheit.
KI für Kommunen und Gemeinden: Nach acht Wochen steht eine Entscheidung
In einer zweiwöchigen Standortbestimmung vergleichen wir die aussichtsreichsten Vorgänge und wählen den mit dem größten Entlastungshebel, erreichbaren Daten und beherrschbaren Ausnahmen. Sie wissen danach, welcher Prozess einen Pilot verdient – oder welche organisatorische beziehungsweise technische Grundlage zuerst fehlt.
Die Standortbestimmung kostet 4.800 € netto. Der anschließende sechswöchige Pilot kostet 14.900 € netto und arbeitet mit repräsentativen, rechtmäßig bereitgestellten Testfällen aus Ihrer Kommune. So bleiben Zeitraum, Entscheidung und Investition überschaubar – auch wenn Ihr Sitzungskalender gelegentlich anderes vermuten lässt.
Ihre Mitarbeitenden beurteilen fachliche Qualität und Grenzfälle. Mit Ihrer IT oder Ihrem kommunalen Dienstleister klären wir Zugänge und Betrieb. MaxQ setzt den begrenzten Ablauf um, misst die vereinbarten Werte und sorgt dafür, dass Fehler und Übergaben sichtbar bleiben.
Am Ende erhalten Sie Vergleichswerte zu Bearbeitungszeit, manuellen Eingriffen, Rückfragen und Qualität sowie eine Einschätzung des Betriebsaufwands. Trägt der Prozess, bauen Sie gezielt aus. Fehlen Daten oder klare Zuständigkeiten, beheben Sie genau das. Bleibt die Wirkung aus, bleibt auch das nächste Budget im Haushalt.
KI für Kommunen und Gemeinden muss nach dem Pilot betreibbar bleiben
Die richtige Lösung passt zu Ihrer verfügbaren IT-Kapazität. Wenn ein vorhandenes Fachverfahren oder kommunaler IT-Dienstleister den Ablauf bereits ausreichend unterstützt, nutzen Sie diesen Standard. Eine Integration oder begrenzte eigene Lösung verdient Budget, wenn mehrere Systeme, eigene Regeln oder ein wichtiger Bürgerprozess sonst weiter Handarbeit verlangen.
Für das Erstgespräch bringen Sie einen Vorgang mit, der häufig vorkommt, Menschen warten lässt und Ihr Team regelmäßig beschäftigt. Wir klären mit Ihnen, ob er klein genug für einen ehrlichen Pilot und wichtig genug für eine echte Entlastung ist. Ihre Kommune braucht kein KI-Programm für jede denkbare Leistung. Sie braucht einen ersten Prozess, der am Dienstagmorgen noch genauso vernünftig ist wie bei seiner Vorstellung im Rathaus.
